Déménagement de bureaux : 9 conseils à connaître pour un déménagement en douceur

Le déménagement d’un bureau d’entreprise peut passer trop rapidement de l’excitant à l’intimidant. Qu’il s’agisse d’augmenter ou de réduire les effectifs pour des raisons d’efficacité, de déménager ou de s’installer en ville, il y a beaucoup d’éléments à prendre en compte. Si vous êtes amené à coordonner le déménagement de votre bureau, nous vous proposons quelques conseils clés pour que ce processus se déroule sans problème.

Planifiez bien à l’avance

Si possible, commencez à planifier votre déménagement 4 à 6 mois avant de vouloir réellement faire la transition afin de vous occuper de tous les détails sans vous surcharger. Une fois que vous savez que vous allez déménager dans un nouveau bureau, délimitez l’espace et décidez de l’agencement, y compris de l’endroit où tout et tous iront. Cela vous permettra de planifier vos besoins en matière de nouveaux équipements de bureau et donnera aux employés la possibilité de planifier eux-mêmes leur nouvel espace. Créez un plan ou un plan d’étage et mettez-le à la disposition des employés et des déménageurs afin que tout le monde connaisse le plan à venir.

Engagez votre entreprise de déménagement à l’avance

Étant donné que le déménagement d’un siège social implique beaucoup d’équipement et de détails, assurez-vous d’obtenir un devis complet et de faire appel à une entreprise de déménagement à service complet 1 à 3 mois à l’avance. Assurez-vous qu’elle a de l’expérience en matière de relocalisation commerciale et demandez-lui de vous fournir un devis sur place pour le déménagement – ou mieux encore, on vue recommande après une grande expérience de déménagment l’agence Des bras en plus PRO, cette agence vos propose un devis gratuit personnalisé en fonction de vos besoin, pour plus de détails vous pouvez visiter leur site pro.desbrasenplus.com.

Faites appel à l’équipe informatique

Donnez à votre équipe informatique un préavis de trois mois pour commencer à planifier le transfert de tout ce qui est technique : équipement, plans internet, connexions téléphoniques, etc. Ils devront évaluer le nouvel espace pour toute mise à niveau nécessaire, que ce soit au niveau de l’infrastructure ou des équipements apportés dans les nouveaux bureaux. Lorsque vous déménagez un bureau d’entreprise, vous voulez que votre atterrissage soit le plus facile possible du point de vue technique, alors faites les démarches bien à l’avance.

Faites un nettoyage en profondeur

N’apportez pas de choses dont vous n’avez pas besoin ! Déchiquetez tous les papiers inutiles, débarrassez-vous des meubles de bureau qui ont accumulé la poussière et vendez ou donnez les équipements dont vous n’aurez plus besoin. Tout ce que vous choisissez de donner peut-être utiliser comme déduction fiscale. Vérifiez donc auprès de vos comptables pour savoir quel type de traces écrites vous devez créer au fur et à mesure que vous vous purgez.

Commandez le nouveau matériel bien à l’avance

Vous voulez avoir tout ce dont vous avez besoin lorsque vous déménagez, alors un à deux mois à l’avance, passez vos commandes de nouveaux équipements et de mobilier afin qu’ils soient là et prêts à être déballés et installés. Attention toutefois à ne pas commander trop d’articles volumineux, sinon vous finirez par payer deux fois leur expédition : une fois pour vous rendre chez vous, et une fois pour être déménagé… encore. Coordonnez-vous avec vos fournisseurs pour que vos achats arrivent au nouveau bureau juste avant votre déménagement.

Mettez votre adresse à jour partout

Assurez-vous que vos clients savent que vous déménagez et mettez à jour votre site web, vos cartes de visite, votre papier à en-tête et vos autres supports publicitaires environ une semaine avant le déménagement. Contactez Google pour faire modifier votre annonce en ligne et votre adresse un mois à l’avance – ce changement peut prendre un peu plus de temps pour être effectif, car ils doivent envoyer des documents de confirmation. Mettez également au courant les fournisseurs ou les vendeurs pour vous assurer que les futures livraisons seront effectuées à la bonne adresse.

Planifiez les rencontres avec les clients et les délais de manière appropriée

Prévoyez une zone tampon autour du bureau pendant au moins 3 jours, où il n’y a pas de rencontres avec les clients ni de délais importants. Personne n’aime courir partout pour trouver un endroit propre pour une réunion, et avoir un gros rapport à rendre le jour où votre poste de travail est déballé est plutôt stressant. Une fois que vous avez fixé la date de votre déménagement, marquez-la sur les calendriers et planifiez en conséquence.

Faites-en sorte que les employés soient bien organisés

Lorsque les employés emballent leurs effets personnels et leurs fournitures individuelles, faites-les inscrire leur nom à l’extérieur de la boîte à plusieurs endroits afin que les déménageurs puissent les placer à l’endroit approprié selon le schéma de présentation que vous avez établi. Pour être encore plus sûr, vous pouvez également placer les bristols aux bons endroits dans votre nouveau bureau afin d’aider vos déménageurs à être efficaces et organisés.

Pour les grandes entreprises, utilisez un code couleur

Si le déménagement des bureaux implique la coordination de plusieurs services et d’un personnel important, la plupart des entreprises de déménagement commerciales auront probablement un système qu’elles recommandent pour que tout le monde reste organisé. Les codes de couleur sont une option qui a bien fonctionné pour beaucoup et votre société de déménagement peut même avoir des étiquettes pour que vous puissiez gérer les choses à l’autre bout de votre déménagement. Assurez-vous que vos employés comprennent bien le fonctionnement du système !