Que ce soit pour répondre à des besoins ponctuels ou réguliers, les entreprises font de plus en plus appel aux services des télésecrétaires. Un tel engouement de la part des sociétés issues de secteurs variés s’explique surtout par les avantages auxquels ces prestataires leur permettent d’accéder.
Un gain de temps considérable
Dans les petites entreprises, la charge de travail ne justifie généralement pas le recours à une secrétaire à temps plein. Le manager se charge alors d’effectuer lui-même les tâches administratives et met dans ce cas de côté, ses propres missions. En faisant appel à un service de télésecrétariat, le manager garantit la bonne prise en charge des missions administratives et peut se concentrer sur les activités qui constituent le cœur d’activité de son entreprise. Consulter ce blog de marketing d’entreprise pour plus d’infos sur le sujet.
Une économie non négligeable
L’idée peut sembler incongrue, mais faire appel à un prestataire externe permet réellement aux entreprises de faire des économies. Elles n’ont en effet plus besoin de payer ni TVA, ni congés payés, ni RTT. Les sociétés ayant recours aux services d’un prestataire en télésecrétariat économisent également sur les frais relatifs à l’embauche d’un salarié : achat de mobilier et de matériel informatique variés. Par ailleurs, les entreprises ne se conforment plus à aucune formalité administrative, quelles qu’elles soient.
Une meilleure organisation interne
Recourir aux services d’un télésecrétaire évite aux managers les problèmes organisationnels causés entre autres par les absences inopinées de la secrétaire. Lorsqu’un tel cas se produit, les managers doivent en effet rechercher un remplaçant dans les meilleurs délais pour garantir la continuité des activités. Le télésecrétaire peut intervenir et pallier l’absence inopinée ou légitime – congé maladie, congé de maternité – du salarié. Il peut commencer le travail aussi tôt que les termes du contrat sont établis.
Un gain de souplesse évident
En fonction des termes du contrat, le télésecrétaire peut travailler à des horaires décalés et même les week-ends. Les managers qui font appel à des secrétaires externes ne paient par ailleurs que pour les missions faites. Selon la formule choisie, le télésecrétaire peut aussi être payé à la journée, à l’heure ou au forfait. En outre, recourir aux services de ce professionnel évite aux sociétés de s’engager sur la durée. Ils sont libres de faire appel au prestataire quand bon leur semble, et ce, que soient pour des missions permanentes ou ponctuelles, en cas de surcharge temporaire de travail par exemple.
Une compétence accrue à disposition
Les télésecrétaires sont aussi efficaces que les secrétaires à temps plein travaillant en interne. Ils disposent de toutes les compétences techniques indispensables pour effectuer correctement les tâches qui leur sont confiées. Polyvalents, les télésecrétaires réalisent des tâches variées : gestion d’appels téléphoniques et organisation d’agenda. Ils s’occupent également de missions administratives variées comme la rédaction de comptes rendus et l’envoi de réponses aux courriers entre autres.
Rigoureux, ils mettent tout en œuvre pour exécuter les tâches en tenant compte des consignes et différentes recommandations données. Sérieux, ils veillent également à réaliser les travaux dans le respect des délais impartis par l’entreprise. À l’instar des secrétaires exerçant en interne, les télésecrétaires ont bien sûr le sens de la confidentialité.