Établi dans le cadre d’une transaction entre un vendeur et un acheteur, le bon de commande est un document renfermant tous les éléments et les détails d’une commande. Évidemment, cette pièce n’est pas obligatoire. En revanche, elle permet à toutes les entreprises de valider l’accord avec la clientèle. Voici ce qu’il faut savoir sur cet outil.
Qu’est-ce qu’un bon de commande ?
Le bon de commande également connu sous le sigle BDC est un document définissant et approuvant les modalités d’un service commercial entre un vendeur et un acquéreur. Il peut s’agir d’une transaction en B to B ou bien en B to C. Il est établi par le commerçant et est signé par l’acheteur. Cette signature sans réserve est le gage de la convention entre les deux parties. Dès lors, le fournisseur est contraint de livrer les marchandises. De son côté, l’acquéreur se voit dans l’obligation de réceptionner ces dernières et ainsi de régler le prix.
Il est possible de personnaliser son carnet de commande. Toutefois, au même titre que la facture, ce dernier doit renfermer un certain nombre de mentions obligatoires. Il doit d’abord contenir l’identité du vendeur, notamment sa dénomination sociale, son numéro SIREN, sa forme juridique, son numéro d’identification au RCS, l’adresse de son siège et ses coordonnées. Également, le document doit comprendre l’identité du client. Le numéro de la commande et sa date d’édition doivent bien évidemment s’y afficher. Par ailleurs, il est important de bien décrire tous les produits avec leur prix unitaire respectif hors taxe ainsi que la TVA. Il faudra aussi y indiquer le prix total, le montant HT et TTC. Bien sûr, les conditions générales de vente, celles de la livraison et du règlement ne doivent pas être oubliées.
Quelle est l’utilité de ce document ?
Le bon de commande permet avant tout de bien gérer le travail en entreprise. C’est un outil pratique qui intéresse aussi bien le fournisseur que l’acheteur. Tout d’abord, il offre à tous les deux une protection juridique. Une fois le contrat signé par le vendeur, il peut alors être considéré comme une promesse synallagmatique de vente. Il devient ainsi un excellent moyen d’éviter les contestations ultérieures. De ce fait, les deux parties se trouvent légalement liées à la fin de la convention. Par conséquent, si jamais les produits livrés ne sont pas conformes à la demande, le client pourra faire une réclamation. Par ailleurs, le bon de commande permet aux commerçants de faire approuver leurs conditions de vente à l’acquéreur.
Utiliser des bons de commande facilite grandement le suivi des achats. En effet, le document aide l’acheteur à se référer sur tous les produits et/ou services commandés. Il lui permet de bien s’organiser sur la façon de payer et de suivre l’arrivée des marchandises. Par ailleurs, cette pièce constitue un élément incontournable lors du processus d’audit. C’est un moyen de recouper les bordereaux des marchandises et les factures. On pourra ainsi éviter la démarche longue et pénible liée à la recherche des reçus et des factures et à la reconsultation des e-mails.