La gestion des archives d’une entreprise peut être définie comme le fait de conserver de façon sécurisée toute information importante créée aujourd’hui afin de pouvoir y avoir accès demain.
Cela répond logiquement à une besoin pratique, une entreprise pouvant être amenée à utiliser des travaux précédemment réalisés pour un nouveau projet par exemple. Loin d’être une simple possibilité, l’archivage est aujourd’hui devenu une obligation pour les professionnels. Ces derniers sont en effet tenus de présenter des pièces durant un nombre d’années donné en cas de litige devant la justice ou d’un audit interne. Archiver des documents d’entreprise représente aussi un moyen de préserver la mémoire d’une entreprise et de communiquer auprès des salariés ou clients. Dans ces conditions, il importe de savoir évaluer les besoins en archivage de l’entreprise.
Les enjeux de l’archivage
L’archivage permet de maîtriser des risques très différents. Juridique tout d’abord, car seuls des documents authentiques et intègres peuvent faire office de preuve devant un juge. Logistique ensuite, l’archivage devant avoir été conçu de façon à pouvoir retrouver facilement le document voulu. Celui-ci doit également pouvoir être décodé et interprété : tout cela s’anticipe. Le risque de sécurité peut évidemment être avancé lorsqu’un risque de divulgation apparaît (pour des pièces qui auraient du être détruites par exemple). L’enjeu technique correspond à l’organisation des archives dans l’espace et le temps en s’adaptant à l’évolution des formats numériques. Sera-t-il évident de lire des données sur disquettes dans 10 ans ? Enfin, le risque financier est lié à une possible amende, à un redressement fiscal ou à une condamnation judiciaire.
Les « risques » du non-archivage existent !
Les risques juridiques : comment faire si vous n’êtes pas en mesure de produire els pièces qui vous sont réclamé dans le cadre d’un audit ou par un juge ? Il peut exiger le document sous une forme précise. On le voit, le simple archivage ne suffit pas, encore faut-il que les pièces revêtent des caractéristiques d’authenticité afin d’être retenue comme valides;
Les risques logistiques. Si vous avez bien stockées les documents et données, mais que l’organisation ne vous permet pas d’y accéder car elles sont fondues dans un ensemble inextricable, l’archivage est nul et non avenu.
Risques relatifs à la sécurité et la confidentialité. Certaines données ou certains documents sont particulièrement sensibles pour els entreprises ou les institutions. Vos partenaires comme tous ceux avec lesquels vous échanger comptent sur le professionnalisme pour ne pas divulguer, ne serait-ce que par défaut d’organisation, les informations qu’ils vous confient.
Risques techniques. Il importe de s’assurer de la pérennité des données et documents archivés. Il ne suffit pas de les stocker, même accessibles grâce à un plan d’archivage très rigoureux, encore faut-il les maintenir dans leur intégrité physique.
Budgétaire ou financier. On peut très vite se faire une idée du coût d’un redressement fiscal ou d’une amende suite à l’incapacité de produire els bons documents dans les bons délais. Mais la recherche en interne, au sein d’un fond documentaire mal structuré ou mal organisé, sans les outils dédiés, peut être également source de coût en temps passé non négligeable.
Pour finir, la complexité dans laquelle évoluent les entreprises privées et publiques, mais également le caractère changeant de l’activité et même du cadre réglementaire, accentuent les difficultés à faire des arbitrages sûr et durables dans ce domaine.
Quelques considérations sont à prendre en compte pour mener la réflexion :
- Le cadre légal et réglementaire devient de plus en plus exigeant et tolère de moins en moins l’amateurisme. Une entreprise se doit avant tout d’être en règle avec les exigences des réglementations.
- La croissance des volumes de documents et de données ne va pas ralentir, bien au contraire, plus tôt on y fait face, plus vite on peut s’adapter et éventuellement corriger les erreurs.
- L’archivage électronique prend une importance de plus en plus grande et accroit le rôle de la numérisation de documents et leur dématérialisation. Mais il reste un très gros volume de documents physiques que l’on n’est pas prêt de voir disparaître.
- De nombreux dossiers existent maintenant sous une forme papier et numérique. Que fait-on ?
- Les systèmes d’information ne sont pas tous homogènes au sein d’une organisation.
- Les budgets ne sont pas extensibles, et en situation de crise ou de fragilité de l’entreprise, il importe de trouver des solutions pour baisser les coûts
Se poser les bonnes questions
Archiver de façon efficace, c’est être en mesure de déterminer ses besoins en se posant les bonnes questions :
- Quelles données conserver ?
- Quel est le volume ?
- Quelle criticité des données ?
- Quelles sont les exigences de conservation et de sécurité ?
Rappel sur le cycle de vie d’un document en image
By Marie-Anne Chabin [CC-BY-SA-3.0], via Wikimedia Commons
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