Réunion formelle d’un organisme, le conseil d’administration est soumise à certaines règles pour se dérouler dans des conditions optimales. Parmi celles-ci, figure l’obligation de soumettre, à l’issue d’une réunion du conseil, un compte-rendu officiel appelé le procès-verbal.
La réunion du conseil d’administration
Dirigée par le président du conseil d’administration, la réunion suit le fil conducteur préalablement indiqué sur l’ordre du jour. Ce document impératif doit ainsi être clair et bien planifié. Les membres participant à la réunion sont d’ailleurs invités à venir en présence d’une copie de l’ordre du jour afin de s’y référer pour suivre son déroulement. Une copie personnelle permet aussi d’annoter des informations utiles dispensées sur les sujets traités au cours de l’échange, précise la société spécialiste Goudsmit Tang Management. Un ordre du jour compte environ une dizaine de sujets, parfois un peu plus. L’adoption de cet ordre du jour fait généralement l’objet du premier sujet suivi de la lecture et approbation du précédent procès-verbal (issu de la réunion précédente). Peuvent ensuite se tenir un rapport de la présidence, l’adoption d’un plan d’action précédemment voté, la mise en place d’un nouveau comité…
La réunion du conseil d’administration se déroule donc en présence du président, des éventuels vice-présidents, des administrateurs et du secrétaire. On parle parfois de « président de séance » et de « secrétaire de séance » dans ce contexte de réunion officielle.
Le procès-verbal n’est pas le seul document produit au cours de la réunion. Une feuille de présence peut par exemple être complétée et remise au président en début de séance.
L’importance du document officiel
Le procès-verbal produit par le secrétaire de séance est un document obligatoire issu de la réunion du conseil d’administration. Celui-ci permet de recenser les questions qui y ont été traitées (abordées selon l’ordre du jour) ainsi que leurs conclusions. Ce document sert également de base légale pour certaines démarches entreprises par la société.
Un procès-verbal rigoureusement rédigé par le secrétaire de séance permettra aux administrateurs de garder une idée claire et concise des sujets abordés et des décisions prises par le conseil pendant la réunion.
Il est d’ailleurs conseillé de tenir un registre des procès-verbaux des conseils d’administration. Ils s’avèrent, en effet, utiles d’un point de vue organisationnels, permettent le suivi des décisions prises au fil du temps par le conseil et constituent la preuve officielle des décisions délibérées au cours des réunions. Un ou plusieurs procès-verbaux peuvent être demandés à plusieurs occasions (par exemple le fisc ou la Loi).
La rédaction du procès-verbal
Le document récapitulatif du procès-verbal doit impérativement comporter les informations suivantes :
- le nom de la structure (entreprise, association, organisme public…);
- les informations logistiques de la réunion : lieu, date et heure;
- les noms des participants (président, secrétaire, administrateurs présents, intervenants, invités). Plus précisément, si des membres arrivent en retard, il convient de le noter également. Cette annotation permet de connaître les éventuelles absences constatées pendant une motion.
- l’ordre du jour;
- dans le cas d’un vote, les décisions adoptées et leur nombre respectif de voix;
- l’heure de fin de la réunion. À noter qu’une réunion du conseil d’administration ne devrait idéalement pas durer plus de 3 heures.
Le secrétaire de séance prend des notes concises tout au long de la réunion, avant de les consigner puis rédiger la version finale du procès-verbal. Il fera si besoin appel au président du conseil pour éclaircir ou compléter certains points. Des documents ont pu être utilisés au cours de la réunion ; le secrétaire devra dans ce cas les mentionner dans le procès-verbal et indiquer où l’on peut les consulter. Goudsmit Tang Management ajoute qu’ils peuvent aussi être joints en annexe.
Une fois la version finale du procès-verbal rédigée, ce document est transmis par courriel, par un outil collaboratif ou sous forme papier. Il sera formellement approuvé au cours de la prochaine réunion du conseil d’administration.
En revanche, le procès-verbal du conseil d’administration n’a pas vocation à être rendu public. Il s’agit d’un document interne à la structure concernée. L’envoi d’une version numérique devra donc faire l’objet d’une sécurisation, par exemple en le protégeant par mot de passe.