Au fil des années, l’événementiel est devenu un outil marketing très prisé par les entreprises. Il permet notamment de créer un lien avec les différents participants et d’améliorer la notoriété de l’enseigne. Seulement, lorsqu’on prévoit d’organiser un événement, il faudra commencer les préparatifs des années à l’avance. Ceci est d’autant plus vrai si la manifestation va se dérouler à Paris. En effet, les prestataires y sont fortement sollicités, surtout lors des périodes de fêtes ou en été.
Événement professionnel à Paris : les préparatifs
Qu’il cible les collaborateurs, les partenaires ou le grand public, le succès d’un événement d’entreprise repose sur une bonne préparation. Les professionnels de l’événementiel conseillent d’ailleurs de commencer les préparatifs au moins six mois à l’avance, voire un an. Mais avant d’entreprendre quoi que ce soit, le dirigeant doit d’abord désigner une équipe qui se chargera de l’organisation. Il faut ensuite briefer le personnel sur les objectifs, le budget, le nombre de participants ainsi que la thématique.
Ces informations permettront de choisir le lieu adapté pour l’événement. Qu’il s’agisse d’un espace couvert ou en plein air, il doit être suffisamment spacieux pour accueillir tous les invités. Aussi, si l’entreprise prévoit d’organiser la manifestation sur un site public, il est nécessaire de faire une demande d’occupation temporaire du domaine publicadressée à la commune. Dans l’idéal, il vaut mieux se renseigner à ce sujet au moins six mois avant l’annonce officielle de la cérémonie. Cela évitera les mauvaises surprises.
L’étape suivante consistera à régler les différents détails, comme la logistique, la décoration des lieux ainsi que les animations et la restauration. Seulement, la gestion de ces postes doit être assurée par des professionnels. D’où l’intérêt de contacter des prestataires qualifiés.
Aperçu sur les prestataires à contacter
La préparation d’un événement regroupe plusieurs étapes, donc plusieurs tâches à réaliser. Ainsi, elle nécessite un véritable travail d’équipe. Pendant qu’une entité se chargera uniquement des différentes formalités, une autre s’occupera de la gestion de l’agenda, puis le reste du personnel prendra en charge les autres postes dits « techniques ». Parmi ces derniers, on compte notamment la décoration des lieux.
En plein air comme dans un espace couvert, l’endroit doit refléter les valeurs de l’entreprise ainsi que la thématique choisie. Le décorateur et ses assistants auront alors pour mission de décorer le site de manière à ce que le décor marque directement l’esprit des invités. De même, on pensera à faire appel à des professionnels pour la création des cartons d’invitation, des supports PLV ainsi que l’animation.
Enfin, puisque la qualité des repas constitue un élément important pour tout événement professionnel, il faut également prévoir un budget pour solliciter un traiteur haut de gamme Paris. Selon le thème, la saison ou la nature de la réception, le chef et son équipe pourront préparer un menu varié adapté aux besoins de la société. Leurs conseils seront aussi fortement utiles pour le choix des boissons.