Les dirigeants de PME associent souvent le RGPD à une contrainte. Pourtant, se conformer à ce texte apporte également des bénéfices palpables aux petites structures. La mise en place d’un registre de traitement permettra d’optimiser les workflows et de mieux gérer le patrimoine informationnel. Pour mener à bien toutes les opérations nécessaires, il est toutefois conseillé de faire appel à des spécialistes.
Se mettre en conformité avec le RGPD : une obligation légale depuis le 25 mai 2018
Le Règlement Général sur la Protection des Données a été adopté par l’Union européenne en 2016 pour finalement être pleinement applicable depuis le 25 mai 2018. Depuis cette date, les établissements publics et privés implantés dans l’espace Schengen sont tenus de respecter les dispositions de ce texte. Ne pas se conformer à ce règlement expose la structure concernée à de lourdes sanctions. Les autorités compétentes peuvent exiger le paiement d’une amende plafonné à 3% du chiffre d’affaires de l’enseigne. Ce montant peut toutefois atteindre 3 millions d’euros en cas de faute grave.
En France, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) contrôle l’application du RGPD. Elle est habilitée à réaliser des inspections après l’envoi d’une lettre de mise en confort. Si la CNIL reçoit une plainte, elle peut procéder à un contrôle inopiné. Si des manquements sont constatés, cet établissement peut intercéder auprès des tribunaux pour prononcer une sanction appropriée. À cet effet, il convient de se conformer au RGPD pour se prémunir contre ces procédures.
Se conformer au RGPD : d’autres avantages à la clé
Se conformer au RGPD PME présente d’autres avantages pour une petite entreprise. Dans le cadre d’une mise en conformité, les responsables devront solliciter un DPO. Cet agent va aider les administrateurs à mettre en place un registre de traitement. Cet élément permettra d’améliorer la gouvernance des données et de maitriser les flux informationnels. Cela contribue à mieux exploiter le système d’information et à booster la productivité de l’enseigne. Les dossiers seront classés de manière ordonnée. Ainsi, les managers auront tous les documents essentiels à portée de main et les fichiers concernant les clients seront bien plus détaillés. Ce qui donne les moyens d’élaborer une stratégie commerciale efficace.
Mener une mise en conformité au RGPD ne coûte pas forcément cher. Les services d’un DPO sont à la portée des PME. Ce spécialiste pourra faire le tri des données. De plus, il assurera le suivi de l’évolution du registre de traitement de manière périodique. Pour contacter un Data Protection Officer, il suffit de faire appel à une agence spécialisée. Ces structures disposent de leurs propres sites internet. Les intéressés sont donc encouragés à demander des précisions via ces portails. Les responsables répondront dans les plus brefs délais.